Организация путешествия по Африке — это работа с множеством деталей: выбор национальных парков и лоджей, логистика, перелёты, бронирование и координация услуг в разных странах. Расскажем, как строится наша работа — от первого обращения до возвращения домой.
1. Первое обращение
Обычно всё начинается с заявки на сайте или сообщения в мессенджере. На первом этапе достаточно кратко рассказать:
- какие страны интересуют;
- предполагаемые даты поездки;
- состав группы;
- есть ли уже определённые пожелания к программе.
Иногда первым к нам обращается не сам путешественник, а его помощник или персональный ассистент, которому поручено подобрать варианты поездки. Мы привыкли работать и в таком формате.
После первого контакта стараемся договориться о телефонном разговоре или видеоконференции. Личное общение помогает лучше понять ожидания и определить, что действительно важно для будущего путешественника: насколько приоритетно сафари, какой уровень размещения предпочтителен, какие впечатления хотелось бы получить и насколько насыщенной должна быть программа.
2. Разработка маршрута
Получив представление о пожеланиях клиента, приступаем к разработке маршрута. Определяем последовательность посещения стран и регионов, подбираем национальные парки и заповедники, лоджи и кемпы, экскурсии и другие составляющие программы.
При выборе размещения учитываем не только уровень комфорта и качество сервиса, но и расположение, особенности территории и возможности наблюдения за животными.
Отдельное внимание уделяем логистике: внутренним перелётам, трансферам, автомобильным переездам и продолжительности остановок. Важно, чтобы все части программы складывались в удобное и логичное путешествие.
Международные перелёты также учитываем при построении маршрута. Если билеты уже приобретены, выстраиваем программу с учётом конкретных рейсов. Если нет — ориентируемся на доступные варианты перелётов, согласуя их с наземной частью путешествия.
Мы можем самостоятельно оформить авиабилеты за сервисный сбор либо предоставить клиенту возможность приобрести их непосредственно у авиакомпании или через удобного ему продавца. Выбор остаётся за клиентом.
Срок подготовки первоначального предложения зависит от сложности маршрута. Иногда мы можем направить его в тот же день, в других случаях требуется 2–3 дня. В любом случае заранее ориентируем клиента по срокам. Если понимаем, что не успеваем подготовить предложение в оговорённое время, обязательно предупреждаем об этом.
Подготовка одного варианта маршрута и расчёта отдельно не оплачивается. Если же работа превращается в последовательную разработку большого количества принципиально разных вариантов, можем отдельно обсудить оплату дальнейшей работы.
По итогам направляем предложение с описанием маршрута, вариантами размещения, экскурсиями и другими предусмотренными услугами.
3. Согласование программы
Первое предложение — рабочая основа, а не окончательный вариант. Мы обсуждаем его с клиентом, отвечаем на вопросы, при необходимости меняем лоджи, последовательность маршрута или отдельные составляющие программы.
Если предполагаемая стоимость оказывается выше ожиданий, предлагаем варианты оптимизации и объясняем, за счёт чего можно снизить расходы. Это может быть альтернативное размещение, изменение продолжительности пребывания или корректировка логистики.
При этом стараемся сохранять разумный баланс между стоимостью и качеством путешествия. Если ожидания изначально не соответствуют друг другу — например, предполагается бюджетная стоимость при размещении исключительно в люксовых лоджах, — говорим об этом прямо.
Наша цель — найти взаимоприемлемый вариант, который будет соответствовать пожеланиям путешественника и его бюджету.
4. Расчёт стоимости и предварительное бронирование
Когда основные составляющие маршрута согласованы, переходим к расчёту стоимости.
По странам Южной Африки во многих случаях можем самостоятельно рассчитывать стоимость и проверять доступность размещения благодаря доступу к системе бронирования наших партнёров. В Восточной Африке расчёты по многим составляющим программы запрашиваем непосредственно у принимающих партнёров.
Важная особенность этого этапа: одновременно с расчётом партнёры обычно делают предварительное бронирование конкретных услуг у поставщиков. Это позволяет временно закрепить выбранные варианты размещения и другие услуги за клиентом.
Как правило, предварительная бронь сохраняется в течение 1–2 недель. За это время необходимо принять окончательное решение и внести предоплату для подтверждения бронирований.
Формат расчёта зависит от типа путешествия. В несопровождаемых турах стоимость расписывается по каждой услуге отдельно: проживание, трансферы, экскурсии, внутренние перелёты и другие составляющие программы. В путешествиях с гидом обычно указывается общая стоимость путешествия, а дополнительные услуги, не входящие в основную программу, рассчитываются отдельно. Это обычная практика для путешествий с гидом.
По партнёрам в странах Южной Африки мы придерживаемся принципа лучшего предложения. В подавляющем большинстве случаев наши цены не выше официальных тарифов, опубликованных на сайтах поставщиков услуг, а нередко даже ниже. Если клиент находит предложение дешевле на сопоставимых условиях — с учётом дат, продолжительности поездки, типа номера, условий оплаты и отмены бронирования, — мы обращаемся к партнёрам и добиваемся, чтобы их предложение было как минимум не хуже.
5. Договор и подтверждение бронирований
Когда программа и стоимость согласованы, оформляем договор. В нём фиксируются маршрут, даты, размещение, предусмотренные услуги и итоговая стоимость путешествия.
К этому моменту основные услуги программы уже предварительно забронированы у поставщиков. Поэтому предоплата вносится не за намерение организовать поездку, а для подтверждения конкретных бронирований.
После поступления предоплаты партнёры подтверждают забронированные услуги в соответствии с условиями поставщиков.
Условия изменения и отмены бронирований зависят от правил конкретных поставщиков — лоджей, принимающих компаний и авиакомпаний. Мы сообщаем их клиенту до внесения предоплаты, а согласованные условия фиксируются в документах.
Срок окончательной оплаты зависит от условий конкретной программы. Как правило, она производится за 90, 60 или 30 дней до начала путешествия.
6. Подготовка документов
После подтверждения бронирований готовим документы и информационные материалы. Их состав зависит от формата путешествия.
Для путешествий с гидом клиент получает:
- программу путешествия на русском языке;
- подтверждение программы от принимающих партнёров;
- ваучеры партнёров там, где они необходимы;
- список необходимых документов;
- памятки по оформлению электронных виз;
- информационные памятки по посещаемым странам.
Для несопровождаемых туров выдаём ваучеры принимающих партнёров на каждую забронированную услугу: проживание, трансферы, экскурсии и другие составляющие программы.
7. Сопровождение во время путешествия
Наша работа не заканчивается после того, как клиент получил документы и отправился в Африку.
На протяжении всей поездки поддерживается круглосуточная связь с принимающими партнёрами — 24/7. При необходимости можно оперативно решить организационный вопрос, уточнить информацию или внести изменения в программу.
Клиент общается непосредственно с тем специалистом, который занимался его программой и бронированием и знает все её детали и нюансы. Не приходится каждый раз заново объяснять ситуацию или обращаться к незнакомому сотруднику.
Если обстоятельства требуют корректировки маршрута, мы взаимодействуем с принимающей стороной и ищем решение, позволяющее продолжить путешествие с минимальными неудобствами.
8. После возвращения
Нам важно знать, как прошло путешествие, всё ли соответствовало ожиданиям и какие впечатления остались у клиентов.
Многие путешественники возвращаются к нам с новыми планами. Африка настолько разнообразна, что даже после нескольких поездок здесь всегда остаётся немало интересного.
Хорошо организованное путешествие — результат множества решений, договорённостей и деталей, которые должны работать как единое целое.
Наша задача — разобраться в пожеланиях путешественника, предложить подходящий маршрут, согласовать все составляющие программы и обеспечить организационную поддержку на протяжении всей поездки.
Самые интересные путешествия, которые мы организовали для наших клиентов, собраны в разделе «Реальные туры». Это маршруты, которые уже состоялись, с описанием программ и фотографиями из поездок.